¡Te damos un paso a paso para que lo hagás perfectamente!
¿Necesitás escribir un correo formal? Hay muchas razones por las cuales puede que necesités redactar uno: al escribirle a tu profesor o jefe, al aplicar a un trabajo o al estar frente a una situación de negocios o incluso cuando realizás gestiones en instituciones. Puede que estés acostumbrado a escribir correos más personales a amigos o familiares y cuando llega el momento de escribir uno en el que tengás que dar una buena impresión, no te sintás preparado.
Si te enfrentás a esta situación, creenos que no estás solo. Muchas personas tienen dificultades al escribir un correo profesional, ya que no saben cómo expresar sus ideas de manera efectiva y profesional a través de la palabra escrita. No te preocupés, acá te compartimos paso a paso algunos consejos para escribir exitosamente un correo formal y no fracasar en el intento.
¿Para qué ocasiones necesito escribir un correo profesional?
Los correos profesionales son necesarios en varias situaciones. Estos normalmente son enviados cuando no conocemos bien a la otra persona, cuando estamos en un ambiente de negocio o cuando nos estamos dirigiendo a alguien con una posición de autoridad (un profesor, personas públicas, una compañía, personas con las que queremos hacer negocios, etc.).
Lo que caracteriza un correo formal es el lenguaje que se utiliza. Un correo profesional siempre debe ser escrito cuidadosamente, evitando errores gramaticales y de ortografía. Asegurate que tu dirección de correo sea la adecuada (que no incluya apodos ni referencias graciosas. Lo ideal es que sea tu nombre y apellido). También es importante recordar que debés seguir una estructura: un saludo formal, seguido por una introducción, el cuerpo y finalizás con una despedida y la firma. Estamos claros que escribir un correo formal te tomará un poco más de tiempo, ya que tendrás que asegurarte de tansmitir tus ideas de una manera más organizada.
Asunto: ¿A qué te vas a referir en este correo?
El asunto es lo primero que verá el lector en su bandeja de entrada. Este será el texto que definirá si el lector abre el correo o no, o cuánta importancia le vaya a dar a este. Como no querés que tu correo quede perdido entre otro montón de correos que se reciben, hay que pensar muy bien en el asunto.
Necesitás llamar la atención de la persona que recibirá tu correo. ¿Cómo lo harás? Es importante que tu asunto sea detallado, corto y relevante. Es decir, tenés que transmitir la importancia de la información que discutís en el correo de una manera clara, pero sin abusar de la extensión (idealmente será de 6 a 8 palabras). Procurá incluir palabras relevantes al tema del correo, así el lector podrá encontrarlo fácilmente luego. Si necesitás una respuesta o alguna acción para cierta fecha, también asegurate de incluirla, para que el lector pueda calcular su tiempo para poder hacerlo.
Saludo e introducción: Las primeras impresiones cuentan mucho
Un saludo es sumamente importante en un correo profesional. Es importante dirigirte y saludar a la persona, o grupo de personas, a quien te estás refiriendo. Si te estás dirigiendo a un grupo de personas, los podés saludar como tal (Estimados estudiantes/compañeros). Si te estás refiriendo a una persona en específico, lo mejor es hacerlo con su nombre, incluyendo el título si la persona lo posee (Estimado Licenciado X). Sin embargo, a veces no conocemos el nombre del destinatario; en estos casos podés utilizar solamente el título (licenciado, ingeniero) o un simple “A quien corresponda”, basta para algunos casos, como las cartas de recomendación.
Después viene la introducción, una parte esencial de un correo formal, especialmente si la persona a quien te dirigís no te conoce. Esta es tu oportunidad de dar tu primera impresión, de darte a conocer. En esta parte, es importante dar tu nombre completo, tu ocupación e informar de una manera concisa a la otra persona tu razón por escribir dicho correo.
Cuerpo: ¿Cuál es el propósito del correo?
Ya te diste a conocer, ahora toca la parte más compleja del correo: los detalles. En el cuerpo, tenés que tratar de contestar dos preguntas: ¿Qué estoy tratando de lograr con este correo?, ¿Cómo me puede ayudar la persona a quien le estoy escribiendo? Mientras escribís el correo, es necesario hacerte estas preguntas para asegurarte de incluir toda la información necesaria.
Es importante que tu correo sea lo más directo y conciso que se pueda, para no distraer a la persona y evitar malas interpretaciones. De esta manera, el lector no estará luchando para lograr entender lo que necesitás de su parte. También es importante revisar el correo algunas veces, asegurándote de que no se te escapen errores. ¡Y recordá ser cortés!
Cierre: La última impresión
Ahora que escribiste todo lo que necesitabas decir y te aseguraste que no se te escapo ni un detalle, es hora de cerrar tu correo. Eso sí, no pensés que este paso no es importante. Tenés que mantener la formalidad y el profesionalismo hasta el último momento. Es importante despedirte de una manera cordial y respetuosa (“Atentamente”, “Saludos cordiales”, etc.) y firmar el correo con tu nombre completo, al igual que tu información de contacto si es necesaria.
Luis says:
En mi opinión pienso que es muy importante conocer los pasos sencillos y específico la redacción de un correo